Privacyverklaring

IDBENC Business & Coaching
Laatst bijgewerkt: 22 maart 2026

1. Wie wij zijn

IDBENC Business & Coaching, gevestigd in Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Bedrijfsgegevens
Bedrijfsnaam: IDBENC Business & Coaching
E-mailadres: info@idbenc.nl
KvK-nummer: 60736496

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle dienstverlening van IDBENC Business & Coaching, waaronder onder meer business coaching, zakelijke begeleiding, consultancy, interim- of adviestrajecten, contactaanvragen, offertes, facturatie, e-mailcommunicatie, online afspraken en eventuele website(s), formulieren en digitale omgevingen die door of namens IDBENC Business & Coaching worden gebruikt.

2. Uitgangspunt

IDBENC Business & Coaching respecteert jouw privacy en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse uitvoeringsregels. Wij verwerken alleen persoonsgegevens wanneer daar een geldige reden voor bestaat, wij beperken de verwerking tot wat nodig is en wij nemen passende maatregelen om jouw gegevens te beschermen.

3. Welke persoonsgegevens wij kunnen verwerken

Afhankelijk van het contact of de dienst die je afneemt, kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

a. Gegevens die je zelf verstrekt

voor- en achternaam
bedrijfsnaam
functie of rol
e-mailadres
telefoonnummer
adresgegevens
factuurgegevens
KvK- of btw-gegevens van een onderneming
inhoud van e-mails, contactformulieren, intakeformulieren of berichten
informatie die je deelt tijdens een kennismaking, intake, coachingstraject of adviesgesprek
agenda- en afspraakgegevens
betaal- en factuurinformatie
eventuele documenten of bestanden die je aan ons toestuurt

b. Gegevens die ontstaan tijdens de dienstverlening

notities van gesprekken of sessies
voortgangsnotities
doelstellingen, vraagstukken en actiepunten
correspondentiehistorie
informatie die nodig is om een opdracht uit te voeren of op te volgen
technische gegevens die nodig zijn voor online meetings of digitale samenwerking

c. Gegevens via website of online omgeving

Zodra een website, formulier, klantomgeving of andere online omgeving live staat, kunnen daarnaast ook technische en gebruiksgegevens worden verwerkt, zoals:

IP-adres
browser- en apparaatgegevens
datum, tijd en duur van een bezoek
bekeken pagina’s
klik- en gebruiksgegevens
cookie- of vergelijkbare identificatiegegevens

4. Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

IDBENC Business & Coaching richt zich in beginsel op zakelijke dienstverlening en heeft niet de bedoeling om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, zoals gegevens over gezondheid, religie, ras, politieke opvattingen of andere gevoelige categorieën.

Toch kan het voorkomen dat iemand tijdens een coaching- of adviestraject uit eigen beweging gevoelige informatie deelt, bijvoorbeeld over welzijn, belastbaarheid of persoonlijke omstandigheden. Als zulke informatie relevant is voor de begeleiding, zullen wij daar zeer terughoudend mee omgaan en die alleen verwerken wanneer dat echt noodzakelijk is en daar een geldige grondslag voor bestaat, bijvoorbeeld jouw uitdrukkelijke toestemming of een andere wettelijke uitzondering. Informatie die niet nodig is voor de dienstverlening zullen wij niet actief vastleggen of zo snel mogelijk verwijderen. De AVG stelt strenge eisen aan het verwerken van persoonsgegevens en verlangt terughoudendheid, passende beveiliging en duidelijkheid over doel en grondslag.

5. Voor welke doelen wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

om contact met je op te nemen naar aanleiding van een vraag, aanvraag of kennismaking;
om een offerte op te stellen en toe te sturen;
om een overeenkomst voor te bereiden, te sluiten en uit te voeren;
om coaching-, advies-, interim- of begeleidingstrajecten uit te voeren;
om afspraken te plannen, te bevestigen en te verplaatsen;
om te communiceren per e-mail, telefoon, videobeltool of berichtendienst;
om administratie, facturatie en betalingen te verwerken;
om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten;
om de veiligheid, continuïteit en werking van onze systemen, website en dienstverlening te bewaken;
om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren;
om verzoeken over privacyrechten af te handelen;
om, als je daarvoor toestemming hebt gegeven, nieuwsbrieven of andere relevante communicatie te sturen;
om onze juridische positie te beschermen, bijvoorbeeld bij geschillen of misbruik.

6. Op welke grondslagen wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een geldige AVG-grondslag bestaat. In de praktijk gaat het meestal om één of meer van de volgende grondslagen:

toestemming: bijvoorbeeld wanneer je vrijwillig een formulier invult, toestemming geeft voor een nieuwsbrief, instemt met niet-noodzakelijke cookies of toestemming geeft voor een opname;
uitvoering van een overeenkomst: wanneer de verwerking nodig is om een opdracht of traject uit te voeren;
wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor administratie- en belastingverplichtingen;
gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor normale zakelijke communicatie, het beveiligen van systemen, het verbeteren van dienstverlening, beperkte analyse van websitegebruik of het beschermen van onze rechten;
precontractuele maatregelen: wanneer je informatie of een offerte opvraagt en wij gegevens nodig hebben om daarop te reageren. De AVG vereist dat organisaties een geldige grondslag hebben voor het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens.

7. Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke plicht of een zwaarwegend belang een langere bewaartermijn vereist. Het uitgangspunt onder de AVG is dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk.

In beginsel hanteren wij de volgende termijnen:

contactaanvragen en algemene correspondentie: tot maximaal 12 maanden na afhandeling, tenzij daaruit een samenwerking ontstaat of er een andere reden is om de gegevens langer te bewaren;
offerteaanvragen en precontractueel contact: tot maximaal 24 maanden na het laatste contact, tenzij eerder verwijdering wenselijk is of een overeenkomst tot stand komt;
klantdossiers, intakegegevens, coachings- of adviesnotities: in beginsel tot maximaal 2 jaar na afronding van het traject, tenzij een langere bewaring nodig is voor nazorg, vervolgopdrachten, geschillen, verantwoording of een wettelijke verplichting;
facturen, betaalgegevens en fiscale administratie: minimaal 7 jaar, en waar wettelijk vereist langer;
gegevens over onroerende zaken of andere gegevens waarvoor een langere fiscale bewaartermijn geldt: 10 jaar indien de wet dat vereist;
nieuwsbriefgegevens: totdat je je afmeldt of je toestemming intrekt;
cookiegegevens: volgens de duur die hoort bij het type cookie en de inrichting van de website.

Voor de Nederlandse fiscale administratie geldt in de regel een bewaarplicht van 7 jaar; voor bepaalde gegevens geldt 10 jaar.

8. Met wie wij persoonsgegevens delen

Wij verkopen jouw persoonsgegevens nooit. Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn of als jij daarvoor toestemming hebt gegeven.

Gegevens kunnen worden gedeeld met:

hostingproviders;
e-mailproviders;
domein- en websitebeheerders;
cloudopslag- en kantoorsoftwareleveranciers;
agenda- en planningssoftware;
videobel- en communicatietools;
boekhouders, accountants of administratieve dienstverleners;
betaalproviders of banken;
IT-beheerders of beveiligingsdienstverleners;
onderaannemers of samenwerkingspartners, uitsluitend wanneer dat nodig is voor de uitvoering van een opdracht;
overheidsinstanties of toezichthouders, indien dit wettelijk verplicht is.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens in onze opdracht verwerkt en niet voor eigen doeleinden gebruikt, is die partij een verwerker en hoort daar in principe een verwerkersovereenkomst bij. De AVG verlangt dat organisaties hun privacyaanpak kunnen verantwoorden en passende afspraken maken met verwerkers.

9. Doorgifte buiten de EER

Het kan voorkomen dat wij gebruikmaken van software of dienstverleners die persoonsgegevens opslaan of verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld doordat een leverancier internationaal opereert of servers buiten Europa gebruikt.

Als dat gebeurt, zorgen wij ervoor dat die doorgifte alleen plaatsvindt wanneer dat volgens de AVG is toegestaan, bijvoorbeeld:

naar landen waarvoor de Europese Commissie een passend beschermingsniveau heeft vastgesteld;
op basis van goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC’s);
of op basis van andere geldige waarborgen of uitzonderingen onder de AVG.

Persoonsgegevens mogen niet zomaar buiten de EER worden doorgegeven; daarvoor moeten passende waarborgen gelden.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Zodra de website van IDBENC Business & Coaching live staat, kunnen cookies en vergelijkbare technieken worden gebruikt. Wij proberen dit altijd zo beperkt en transparant mogelijk te doen.

Functionele cookies

Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken, bijvoorbeeld voor beveiliging, taalinstellingen of het goed functioneren van formulieren.

Analytische cookies

Wij kunnen analytische cookies gebruiken om te begrijpen hoe de website wordt gebruikt en om de site te verbeteren. Voor beperkt analytische cookies is niet altijd toestemming nodig, mits deze privacyvriendelijk zijn ingericht. Voor uitgebreidere analyse of tracking kan wél toestemming nodig zijn. De AP heeft in 2025 haar uitleg over toestemming bij beperkt analytische cookies aangepast; de ACM meldde eerder al dat analytische cookies onder voorwaarden zonder toestemming kunnen worden geplaatst.

Marketing- en trackingcookies

Marketing- of trackingcookies worden alleen geplaatst nadat je daar vooraf duidelijk toestemming voor hebt gegeven. Trackingcookies verwerken doorgaans persoonsgegevens om internetgedrag door de tijd heen te volgen.

Als de website live gaat, zullen wij de cookie-inrichting, cookiebanner en eventuele aparte cookieverklaring afstemmen op de daadwerkelijk gebruikte tools.

11. Nieuwsbrief en marketing

Als wij in de toekomst een nieuwsbrief of marketingmailings versturen, doen wij dat alleen wanneer daar een geldige grondslag voor bestaat, bijvoorbeeld jouw toestemming of een andere wettelijke basis. In elke nieuwsbrief zal een afmeldmogelijkheid worden opgenomen. Wij bewaren daarvoor alleen de gegevens die nodig zijn om die communicatie te verzorgen.

12. Online afspraken, videobellen en opnames

Voor online afspraken kunnen wij gebruikmaken van digitale agenda- en videobeltools. Daarbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt, zoals je naam, e-mailadres, gebruikersnaam, datum, tijd, duur van de sessie en technische metadata.

Gesprekken worden niet opgenomen, tenzij dat vooraf duidelijk is afgesproken en daarvoor een geldige grondslag bestaat, zoals jouw uitdrukkelijke toestemming.

13. Beveiliging van persoonsgegevens

IDBENC Business & Coaching neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Daaronder kunnen onder meer vallen:

gebruik van beveiligde verbindingen (zoals SSL/TLS) waar passend;
sterke wachtwoorden en waar mogelijk meervoudige verificatie;
beperkte toegangsrechten;
updates en onderhoud van systemen;
back-up- en herstelmaatregelen;
zorgvuldige selectie van leveranciers;
afspraken met verwerkers;
interne beperking van toegang tot gegevens tot wat noodzakelijk is.

De AVG verlangt dat organisaties passende beveiligingsmaatregelen nemen en kunnen aantonen dat zij privacyregels naleven.

14. Jouw privacyrechten

Onder de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Je kunt ons onder meer verzoeken om:

inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
verwijdering van gegevens, voor zover wij die niet langer hoeven te bewaren;
beperking van de verwerking;
overdraagbaarheid van gegevens, voor zover dat recht van toepassing is;
bezwaar tegen een verwerking die is gebaseerd op gerechtvaardigd belang;
intrekking van toestemming, voor zover de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Daarnaast heb je het recht om niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare ingrijpende gevolgen, voor zover daarvan sprake zou zijn. IDBENC Business & Coaching neemt in beginsel geen dergelijke geautomatiseerde besluiten. Onder de AVG hebben betrokkenen deze rechten en moet een organisatie in de meeste gevallen binnen 1 maand reageren; in uitzonderlijke gevallen mag dat worden verlengd, maar dan moet dit wel binnen die eerste maand worden gemeld.

15. Hoe je een verzoek kunt indienen

Je kunt een verzoek over jouw persoonsgegevens sturen naar:

info@idbenc.nl

Vermeld daarbij zo duidelijk mogelijk om welk verzoek het gaat. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om aanvullende informatie om je identiteit redelijkerwijs te verifiëren. Wij zullen zo snel mogelijk reageren, en uiterlijk binnen de wettelijke termijn.

16. Klachten

Als je een klacht hebt over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, horen wij dat graag eerst rechtstreeks via info@idbenc.nl, zodat wij kunnen proberen het op te lossen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Minderjarigen

Onze dienstverlening is in beginsel gericht op volwassenen en zakelijke relaties. Wij hebben niet de bedoeling persoonsgegevens te verzamelen van kinderen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Als je vermoedt dat wij toch gegevens van een minderjarige zonder geldige toestemming hebben verwerkt, neem dan contact met ons op.

18. Wijzigingen in deze privacyverklaring

IDBENC Business & Coaching kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de dienstverlening, gebruikte systemen, formulieren, websitefunctionaliteiten of wetgeving. De meest actuele versie wordt altijd gepubliceerd of op verzoek beschikbaar gesteld. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij, waar passend, extra aandacht vestigen op die wijziging.

19. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via:

IDBENC Business & Coaching
E-mail: info@idbenc.nl
KvK: 60736496